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プライバシーポリシー
保有個人データに関する開示等の申込み要領
弊社の保有個人データについての「個人情報の保護に関する法律」（以下「法」）に基づくご本人様またはその代理人様からの開示等の請求等につきましては、以下の内容をご確認のうえ、お申込みいただきますようお願いいたします。
なお、本書では、請求等の対象となる保有個人データにより特定されるご本人を、以下「ご本人」と称します。
【参考：保有個人データとは】
個人情報保護法において「保有個人データ」とは、個人情報取扱事業者が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして政令で定めるもの以外のものをいいます。
記
1. 申込み手続
＜請求先＞
開示等の請求をご希望の場合には、本要領6.に記載する弊社窓口宛に、以下のいずれかの方法でご請求ください。
- メールフォーム
- 郵送
＜申込書の送付＞
郵送またはメール添付いずれかの方法で、弊社所定の申込書を送付し、手続を案内いたします。
＜ご本人確認＞
ご請求内容に応じて、それぞれ以下の（1）から（4）に掲げる書類を本要領6.に記載する弊社窓口宛に、ご記入済みの申込書と合わせて郵送をお願いいたします。ただし、申込書および本人確認書類の郵送に先立ち、ご本人確認のため追加の情報を依頼する可能性がございます。
ご請求内容により、申込みに必要な書類・手数料が異なります。
請求の申込みにかかる書類の弊社宛郵送料は、請求の申込みをされるご本人又は代理人（以下、「請求者」）の負担となります。なお、お申込みの際は、送達の記録が残る書留等での書類の郵送をお薦めいたします。
（1）利用目的の通知の手続（法第32条第2項関係）
以下に記載する全ての必要書類を、本要領6.に記載する弊社窓口宛にご郵送ください。
| 必要書類 | 説明 |
|---|---|
| 弊社所定の申込書 | 必要事項を漏れなくご記入願います。 |
| ご本人（又は代理人）確認のための書類 | 本要領｢2.ご本人（又は代理人）確認のために同封が必要な書類｣をご参照ください。 |
（2）開示の請求手続（第三者提供記録の開示を含みます。法第33条第1項、5項関係）
以下に記載する全ての必要書類を、本要領6.に記載する弊社窓口宛にご郵送ください。なお、開示の請求につきましては、手数料として1件につき1,000円（消費税込み）を申し受けます。
| 必要書類 | 説明 |
|---|---|
| 弊社所定の申込書 | 必要事項を漏れなくご記入願います。 |
| ご本人（又は代理人）確認のための書類 | 本要領｢2.ご本人（又は代理人）確認のために同封が必要な書類｣をご参照ください。 |
| 請求1件につき 額面1,000円の定額小為替証書 または1,000円分の切手 |
*手数料には｢本人限定受取郵便｣による回答書の郵送料が含まれます。 *定額小為替証書について ・郵便局でご購入できます。 ・額面金額とは別に郵便局所定の手数料をご負担願います。 ・発行から6ヶ月以内のものに限ります。 |
（3）訂正・追加・削除の請求手続（法第34条第1項関係）
以下に記載する全ての必要書類を、本要領6.に記載する弊社窓口宛にご郵送ください。
| 必要書類 | 説明 |
|---|---|
| 弊社所定の申込書 | 必要事項を漏れなくご記入願います。 |
| ご本人（又は代理人）確認のための書類 | 本要領｢2.ご本人（又は代理人）確認のために同封が必要な書類｣をご参照ください。 |
（4）利用停止・消去・第三者提供の停止の手続（法第35条第1項、第3項、第5項関係）
以下に記載する全ての必要書類を、本要領6.に記載する弊社窓口宛にご郵送ください。
| 必要書類 | 説明 |
|---|---|
| 弊社所定の申込書 | 必要事項を漏れなくご記入願います。 |
| ご本人（又は代理人）確認のための書類 | 本要領｢2.ご本人（又は代理人）確認のために同封が必要な書類｣をご参照ください。 |
2. ご本人（又は代理人）確認のために同封が必要な書類
（1）請求者がご本人の場合
請求者がご本人であることおよび回答書の送付先住所の確認のため、以下のa～eに記載の書類のいずれかのコピー、および、住民票の写し（外国人の方は外国人住民に係る住民票の写し）をそれぞれ同封してください。
【同封が必要な書類1: a～eに記載の書類のいずれかのコピー】
| 種類 | 注意事項 | |
|---|---|---|
| a | 運転免許証 ※国際免許証を除く |
*有効期限内のものに限ります。 *住所変更された場合、両面のコピーが必要です。 *本籍欄の塗りつぶしをお願いいたします。 |
| b | 各種健康保険の被保険者証 （住所記載のもの） |
*ご本人の氏名記載部分と住所記載部分の両方が必要です。 *有効期限内のものに限ります。 *保険者番号及び被保険者等記号・番号にマスキングが施されたコピーを提出してください。 |
| c | 個人番号カード（マイナンバーカード）表面 | *個人番号の記載がない表面のみのコピーを提出してください。 *マイナンバーが記載された裏面のコピーでは、申込みを承れません。 |
| d | 特別永住者証明書 | *有効期限内のものに限ります。 *住所変更された場合、両面のコピーが必要です。 |
| e | 在留カード | *在留資格があることが必要です。 *在留期間満了日まで90日以上あるものに限ります。 *住所変更された場合、両面のコピーが必要です。 |
【同封が必要な書類2: 住民票の写し。外国人の方は外国人住民に係る住民票の写し。】
| 種類 | 注意事項 | |
|---|---|---|
| f | 住民票の写し ※外国人住民に係る住民票を除く |
*３０日以内に作成され、個人番号の記載がないものに限ります。また、コピーは認められません。 |
| g | 外国人住民に係る住民票の写し | *３０日以内に作成され、個人番号の記載がないものに限ります。また、コピーは認められません。 |
（2）請求者が法定代理人の場合
上記（1）に定めるご本人の確認書類に加え、法定代理人とご本人との続柄および回答書の送付先住所を確認するため、法定代理人自身に係る氏名及び現住所が記載された本人確認書類、および法定代理人自身に係る住民票の写し、さらに、戸籍謄本、戸籍抄本、成年後見登記の登記事項証明書その他法定代理人であることを証明する書類（ただし、開示等請求の前３０日以内に作成されたものに限ります。）をそれぞれ同封してください。
| 種類 | 注意事項 | |
|---|---|---|
| h | 代理人ご自身の確認書類の写し | *上記（1）に記載のご本人の確認書類と同様です。 |
| i | ご本人の戸籍謄本または戸籍抄本 | * 開示等請求の前３０日以内に作成されたものに限ります。 *戸籍謄本、戸籍抄本、その他法定代理人であることを証明する書類は、市区町村等が発行する公文書であり、その複写物（コピー）による提出は認められません。 |
| j | 成年後見その他法定代理人に関する登記事項証明書 |
（3）請求者が任意代理人の場合
上記（1）に定めるご本人の確認書類に加え、下記k～mの全ての書類をご同封ください。
| 種類 | 注意事項 | |
|---|---|---|
| k | 代理人ご自身の確認書類の写し 代理人が弁護士の場合は、弁護士登録番号を記入した書類で可 |
*上記（1）に記載のご本人の確認書類と同様です。 *代理人が弁護士の場合、回答書は、弁護士事務所宛に送付します。 |
| l | ご本人からの開示等請求にかかる権限を委任した旨の委任状 | *ご本人の記名捺印（印鑑登録された印鑑による捺印）がなされたものに限ります。 *複写物（コピー）の提出は認められません。 *弊社にて所定の書式を用意しております。必要な場合は弊社窓口にお申し付けください。 |
| m | 委任状に捺印された、ご本人印の印鑑登録証明書 | *開示請求の前３０日以内に作成されたものに限ります。 |
3. 弊社からの回答書の送付
（1）回答書の宛先/送付先
請求者に応じ、以下の宛先で上記2.に基づき同封いただいた書類に記載の住所またはメールアドレスに回答書をお送りいたします。
- イ）
- 請求者がご本人の場合：ご本人宛
- ロ）
- 請求者が法定代理人の場合：法定代理人宛
- ハ）
- 請求者が弁護士以外の任意代理人の場合：ご本人宛
- ニ）
- 請求者が任意代理人である弁護士の場合：弁護士事務所宛
（2）送付方法
請求内容に応じ、以下の方法による郵送またはメール添付により、回答書および開示対象のファイル等をお送りいたします。メール添付の方法による場合には、回答書および開示対象のファイル等に暗号化の処置を施します。
- イ）
- 開示の請求：「本人限定受取郵便」
- ロ）
- 上記イ）以外の請求：「書留郵便」
4. 開示等の請求に関連して取得した個人情報の取り扱い
弊社は、申込み時にお送りいただいた書類に記載の個人情報を適切に管理のうえ、申込まれた請求に対応するために必要な範囲のみで取り扱い、かかる請求に対する回答が完了した後、所定の期間保管したうえで破棄いたします。
なお、お送りいただいた書類の返却には応じられませんので、予めご了承願います。
5. その他注意事項
（1）回答までに要する期間
請求内容により異なりますが、一般に弊社が申込みを受け付けてから回答書を送付するまで2週間程度かかります。回答に更に日数がかかる場合、その旨を請求者宛にご連絡さしあげます。
（2）お申込み手続に不備がある場合
申請書類の不足や誤りや手数料（開示請求についてのみ）不足など、お申込み手続に不備があった場合、弊社からご請求者宛にご連絡をいたしますので、書類の修正または追加提出をお願いいたします。なお、本要領に定める方法によらずお申込みいただいた場合、弊社はご請求への対応をお断りすることがございます。
（3）請求の全部または一部への対応をお断りする場合
お申込みいただいた請求が以下のいずれかに該当した場合、その全部または一部について対応をお断り（代替的方法により対応する場合も含む）することがございます。この場合、すみやかに請求者宛にその旨をお知らせいたしますので、予めご了承ください。
| 請求内容 | 対応をお断りする場合 |
|---|---|
| 利用目的の通知 |
|
| 保有個人データの開示 |
|
| 保有個人データの訂正、追加、削除 |
|
| 保有個人データの利用停止、消去、第三者提供の停止 |
|
6. 申込みに必要な書類の郵送先・お問い合わせ先
申込書の郵送ならびにお問い合わせは、下記の弊社窓口へお願いします。
（窓口名称） 株式会社シー・エス・ビルサービス 人事総務部 個人情報開示等請求窓口
（住所） 〒141-0001 東京都品川区北品川6-7-29 ガーデンシティ品川御殿山 3F
（電話番号） 03-6456-4151
（受付時間） 月曜日～金曜日 9:00~17:00
※弊社休業日となる土曜日、日曜日、祝祭日、年末年始を除く